Muchos de nosotros trabajamos cada día con Excel haciendo sencillas fórmulas cómo sumar, restar, multiplicar y dividir. Pero con Excel se puede hacer mucho más. Existen un sinfín de fórmulas de todo tipo: de texto, lógicas y de información, de búsqueda y referencia, de fecha y hora, financieras, matemáticas, etc.

Pero también existen unas otras que sirven para crear y analizar modelos de datos. Ejemplo de ello son las Tablas dinámicas, Análisis y Si, Buscar objetivo o trabajar con Escenarios.

Tablas dinámicas

Las Tablas dinámicas sirven para analizar grandes cantidades de datos. Permite resumir cientos de registros en un formato tabular más abreviado. También podemos manipular la disposición de la tabla dinámica para obtener diferentes vistas de los datos.

Imaginemos que te piden analizar el número de hijos que tienen los trabajadores de una región por sexo, por categoría profesional y por el número de hijos. Ahora además tienes más de 2.000 registros para analizar. La única solución es mediante las tablas dinámicas, tal como está expuesto en el siguiente vídeo:

Análisis y si

El Análisis y Si  sirve para interrogar a los datos que pasa con un resultado si cambiamos una de sus variables dependientes. Con este tipo de análisis, primero calculamos una fórmula D, en función de la entrada de las variables A, B y C. Después nos planteamos: ¿y si cambiamos algunas de las variables A, B o C? ¿Qué le ocurre al resultado?

Este tipo de análisis nos sirve para calcular, por ejemplo, de una forma inmediata,  el valor que se obtendrá en un futuro dependiendo de las imposiciones que vaya haciendo en un plazo fijo, con un interés y período determinado; tal como está en la imagen adjunta. Nos ayuda a ver los valores según las hipótesis que nosotros le hayamos dicho.

Buscar objetivo

Sirve para cuando ya tienes el resultado final pero necesitas cambiar una variable dependiente para encontrar el valor de esa variable dependiente que hace que el resultado final sea el que tu quieres.

Ejemplo de ello es: imagina que necesitas saber cuantas unidades tienes que vender  en función de un precio unitario dado, unos costes unitarios y costes fijos dados. Lo puedes hacer con la fórmula del punto muerto o punto de equilibrio= CF/(PVu – CVu); siendo CF= Costes fijos, PVu= Precio de venta unitario del producto y CVu= Coste variable unitario. Parece un poco engorroso, ¿verdad? Pero también puedes utilizar “Buscar Objetivo” que resulta mucho más fácil y cómodo.

Trabajar con escenarios

Va un paso más allá del modelo “Análisis y si”. Sirve para hacer previsiones e hipótesis en función de una serie de datos y de una serie de variables.

Ejemplo de ello podría ser determinar qué escenario en cuanto al margen de beneficio, cambiando el precio unitario, los costes totales y fijos; tal como se intenta ilustrar en la imagen adjunta.

También podemos combinar los diferentes modelos según nuestras necesidades a analizar: por ejemplo combinar “trabajar con escenarios” con “buscar objetivo”.